クラウドリーガルの受賞が示す契約業務DXの次段階、医療機器企業に学ぶ導入の要点

分析・見解

電子契約の導入評価は締結後の管理まで広がる

今回の受賞が示すのは、電子署名による締結の速さだけが、契約業務の改善として評価される時代ではなくなったことです。契約書を作り、社内で確認し、相手と締結し、更新や終了を管理する一連の流れがつながって初めて、手戻りや見落としを減らせます。電子契約が「紙を画面に置き換える」だけなら、締結後の保管先が分散し、更新期限を担当者が個別に覚える問題は残ります。

契約管理機能を備えたサービスが評価された点は、契約情報を後から探し、判断に使える形で残すことへの関心を映しています。導入の成果は、処理時間だけでなく、期限の把握や契約内容の確認にかかる手間も含めて測る必要があります。

医療機器スタートアップでは証跡と変更管理が重い

医療機器の事業では、製品の開発・製造・販売に関わる取引先や委託先との契約が生じます。品質に関わる手順や役割分担が変われば、契約上の責任や参照すべき文書も確認し直す必要があります。事業の成長に伴い契約数が増える一方、法務専任者や管理部門の人員が限られる企業では、担当者の記憶に頼る運用が早く限界を迎えます。

そのため、契約の版、承認履歴、締結日、更新期限を同じ場所で確認できることは、単なる事務の省力化にとどまりません。監査や取引先からの照会に対し、誰がいつ何を承認したのかを説明しやすくします。ただし、受賞事例の具体的な効果や削減率は公表情報だけでは分からず、他社が同じ成果を得ると断定はできません。

法務支援と業務システムの境界が変わり始める

クラウドリーガルは契約・法務の業務支援を掲げ、電子契約と契約管理を提供しています。こうした仕組みの価値は、ソフトウェアの機能だけで決まるものではありません。契約のひな型や社内確認の流れをどう整えるか、現場からの相談をどこで法務担当につなぐかが、使いやすさを左右します。業務の一部をサービス側が担う形は、システム導入と運用支援の中間に位置します。

このため比較では、画面の操作性に加え、支援の範囲、標準機能の変更可否、データの出力方法、契約終了時の移行手段を確かめるべきです。導入後に業務の実態と仕組みが合わなければ、別の表計算やメールが生まれ、情報が再び分かれてしまいます。

成果を再現するには導入前後の指標が欠かせない

今後は、導入企業の成功事例を手掛かりにしながらも、自社の契約の種類や承認経路に合わせて効果を検証することが重要です。たとえば、締結までの日数、期限確認の漏れ、契約書を探す時間、差し戻し回数を導入前後で比べます。単に電子化した契約の数を数えるより、どの作業が減り、どのリスクが見つけやすくなったかを見る方が実務に役立ちます。

契約管理の情報は、営業、調達、品質管理など複数部門の判断にも関わります。権限設定と閲覧範囲を適切に決め、機密情報を守りながら必要な情報を使える設計が欠かせません。受賞を導入のゴールと捉えるのではなく、契約情報を組織の共通資産として扱う運用づくりの出発点と見るべきです。